運用名片掃描器輸入名片速度最快，辨識率也較拍照高。 記者鄭朝陽／攝影

基本上，目前最常使用的人脈管理工具不論是即時通訊軟體、名片掃描器、手機紀錄連絡人，都是以微軟的Outlook為架構，使用者只要透過智慧型手機、PDA、筆記型電腦、桌上型電腦進入Outlook就能快速找到連絡人，並且還能相互備分避免遺失。

以一位作外務工作10年的業務員，進入職場10年至少能累績5000張名片，這5000個連絡人，有些只是點頭之交、有些是真的「貴人」，使用Outlook雖對感性人脈不一定有效，但善加利用Outlook分類、關鍵字、行事曆功能，至少能讓「貴人」感覺到隨時的關懷和重視。

Outlook最簡單的功能是建立人才資料庫，無論是名片掃描的檔案、PDA接收的、MSN內的連絡人，統統集中在Outlook 檔案下，而且所有連絡人都給予分類，並記註人、事、時、地、物、特徵等資訊。

寰宇科技總監蔡宏興表示，建構連絡人一定要依屬性分類，而且各種檔案匯來的連絡人都必須符合標準、單一、整合為原則，無論是利用關鍵字、生日、紀念日，或是特徵，就能快速找到連絡人。

Outlook的優勢是節省時間、快速管理，例如利用時間來分段，Outlook內有以月、周、日為計畫的行事曆，其中將有可能成為「貴人」的連絡人的生日、紀念日自動加註在行事曆內，只要這位「貴人」過生日，或是重要紀念日子，Outlook都會發出訊息提醒使用者。

與友人的約會，或是正在執行的工作，都可利用Outlook的行事曆「提醒」的功能，同時結合email的功能，隨時利用電子郵件、簡訊傳遞對「貴人」的關切，或是報告工作進度。

蔡宏興強調，利用數位產品管理人脈，Outlook就像是一座銀行般，收納的連絡人是「黃金」還是「石頭」，還是要靠使用者如何經營，善加利用人脈資產勢必會增值，當然若是當作是石頭使用，也有可能變為人脈負債者，不僅不得人緣，更別指望有「貴人」出現。

【2006/07/26 民生報】